Istotne jest, aby znaleźć salę konferencyjną, która pod względem wielkości będzie dopasowana do ilości uczestników biorących udział w konferencji.
Nie ma sensu wynajmować ogromnej powierzchni, jeżeli konferencja ma być kameralna, dla zaledwie kilku osób. Jednocześnie zamykanie dużej ilości osób w niewielkim pomieszczeniu również nie ma większego sensu. Każdy uczestnik powinien mieć zapewnione komfortowe warunki i odpowiednią przestrzeń do nauki. Przestrzeń, w której odbędzie się konferencja powinna być maksymalnie wykorzystana. Jeżeli jednak sala dedykowana jest dla 60 osób, nie należy decydować się na organizowanie w niej konferencji dla 70 osób. To już będzie po prostu za ciasno.
Wpływ na to, czy sala konferencja jest atrakcyjna i dopasowana do liczny uczestników ma także rozkład mebli, które się w niej znajdują. Należy wybrać taki układ, który będzie najbardziej adekwatny do charakteru spotkania, które ma się w niej odbyć. Układ teatralny jest charakterystyczny dla typowej konferencji, podczas której duża grupa uczestników słucha wystąpień pojedynczych osób.
Układ dużego stołu będzie odpowiedni dla wydarzenia mającego charakter spotkania biznesowego, natomiast układ szkolny idealnie nadaje się na szkolenie.
Większość sal konferencyjnych daje możliwość modyfikacji układu, w zależności od charakteru konferencji, dlatego cały układ można dopasować do potrzeb, co jest ogromną zaletą. Ważne jest jedynie, aby wybrać wielkość sali dopasowaną do ilości uczestników. Dzięki temu na pewno nie będzie tam zbyt ciasno i można będzie cieszyć się z tego, że konferencja będzie miała odpowiedni przebieg, a to przecież jest najważniejsze. Na pewno wynajem sal konferencyjnych tychy nie jest łatwy, ale jeżeli trafimy na odpowiedni lokal i jeszcze wybierzemy go pod względem wcześniej ustalonych kryteriów, na pewno nie popełnimy żadnego błędu, co jest jak najbardziej dobrą wiadomością.
